Securitas GmbH Document Solutions

Das Unternehmen

Sichere und kundenindividuelle Verwaltung von Dokumenten und Datenträgern Die Securitas document solutions GmbH mit Niederlassungen in Düsseldorf, Frankfurt, München, Hof und Potsdam ist auf Services rund um die sichere und kundenindividuelle Verwaltung von Dokumenten und Datenträgern spezialisiert. Dazu zählen unter anderem die physische und elektronische Archivierung, das Betreiben von Poststellen, Archiv- und Datenträgermanagement sowie Digitalisierung von Dokumenten. Auch Online-Backups und Scan on Demand gehören zum Portfolio. Außerdem übernehmen die Securitas-Experten Kurier und Belegtransporte im Kundenauftrag. Ziel ist es, die Kunden beim sorgfältigen Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu unterstützen, Kosten und administrativen Aufwand zu senken.

Die Aufgabe

Fürsorgepflicht gegenüber den Fahrern gerecht zu werden Das Geschäft des Sicherheitsspezialisten floriert, und die Zahl der Kurierfahrten hat in den letzten Monaten stark zugenommen, berichtet Michael Kuniß, Prokurist und Bereichsleiter am Standort Potsdam. Wenn die Fahrzeuge im Dauereinsatz sind, habe auch die Disposition alle Hände voll zu tun: «Unsere Fahrer legen oft mehrere Touren pro Tag zurück und sind dann bis in die Abendstunden unterwegs.» Unter diesen Voraussetzungen sei es schwierig geworden, der Fürsorgeplicht für die Fahrer umfassend gerecht zu werden: «Wir haben eine Zeitlang versucht, regelmäßig telefonischen Kontakt zu den Kurieren zu halten, um sicherzugehen, dass alles in Ordnung ist. Aber 50 Fahrer mehrmals pro Tag anzurufen ist natürlich ein Riesenaufwand.» Hinzu kommt, dass die Kuriere nicht immer in der Lage sind, ans Telefon zu gehen. «Es gab zum Beispiel schon den Fall, dass einer unserer Fahrer einen Unfall hatte. Dass wir das hier in der Zentrale erst spät erfahren haben, war eine sehr unangenehme Erfahrung», erinnert sich Kuniß.

Die Lösung

Bequeme Nachverfolgung der Fahrzeuge am Bildschirm Um solche Situationen zu vermeiden und die Fahrten ständig im Blick zu haben, setzt Securitas document solutions seit knapp einem Jahr auf WEBFLEET, eine Flottenmanagement-Plattform auf SaaS-Basis (Software as a Service) von TomTom Telematics. Damit können die Disponenten alle Fahrzeuge bequem am Bildschirm nachverfolgen. Jedes der insgesamt 55 Fahrzeuge – 33 am Standort Potsdam und 22 am Standort Offenbach – ist mit einem fest verbauten GPS-Ortungsgerät (TomTom LINK 310 bzw. dessen Nachfolger LINK 410) ausgestattet, das die Standortinformationen online an die Disposition überträgt.

Reduzierung der Reaktionszeit um bis zu 30 Prozent Damit kann die Securitas GmbH document solutions zu jedem Zeitpunkt ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nachkommen: «Mit WEBFLEET genügt ein Blick auf die Karte, um zu wissen, wo unsere Fahrzeuge sind», so Kuniß. «Und dass damit auch das aufwändige Nachtelefonieren entfällt, ist ein positiver Nebeneffekt, der uns viel Zeit spart.» Auch die Kunden der Securitas profitieren davon. So sind Zusatzaufträge dank der Flottenmanagement-Lösung schneller realisierbar, da der in der Nähe befindliche Kurierfahrer die Tour zeitnah übernehmen kann. Auf diese Weise lässt sich die Reaktionszeit um bis zu 30 Prozent reduzieren. Darüber hinaus ist Securitas jetzt auch in der Lage, den Kunden den Fahrzeugstandort in Echtzeit mitzuteilen. Speziell bei Sicherheitstransporten ist das ein unbedingtes Erfordernis und oft auch Ausschreibungsbedingung. Die Anzahl dieser Transporte hat in den letzten Jahren stark zugenommen.

Ortsunabhängiger Zugriff auf WEBFLEET Nicht nur drei Securitas-Disponenten nutzen WEBFLEET. Auch der Supervisor Logistik und der KFZ-Verantwortliche haben mit TomTom WEBFLEET alles im Blick. Zufrieden sind alle, die mit der Lösung arbeiten - inklusive Kuniß: «Ein großer Vorteil ist, dass die Flottenmanagement-Software Browser-basiert ist, so dass man von überall darauf zugreifen kann. Auch der Verbindungsaufbau funktioniert einwandfrei. Die Investition hat sich für uns auf jeden Fall gelohnt.»


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