Auf dieser Webseite erfahren Sie, wie Sie mit einem Flottenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen Einsparungen realisieren können. In den meisten Unternehmen gibt es großes Potenzial zur Kostensenkung. Flottenmanagement ist dabei vielleicht nicht immer der erste Gedanke – es ist aber die beste Wahl. Zusätzlich zur Ausschöpfung neuer Wirtschaftlichkeitsreserven birgt die optimale Anbindung von Fahrzeugen ein großes Potenzial für geringere Kosten und höhere Produktivität sowie Möglichkeiten zur Verbesserung der Servicequalität. Dabei kommt es nicht auf das Geschäftsmodell oder die Unternehmensgröße an, sondern auf die richtige Lösung, die alle Pläne flexibel unterstützt.

Was ist dran am Flottenmanagement?

Flottenmanagement lohnt sich für jedes Unternehmen, das Fahrzeuge kommerziell einsetzt. Sobald eine Leistung nicht vor Ort im eigenen Unternehmen erbracht wird und Fahrzeuge im Spiel sind, sichert das clevere Management des eigenen Fuhrparks wichtige Kosten- und Produktivitätsvorteile. Flottenmanagementsysteme werden deshalb in den verschiedensten Bereichen angewendet. Diese reichen von Transport und Lieferservice über die oder den Einsatz bei Dienstleistungs- und Handwerksbetrieben bis hin zu technischen Dienstleistungen.

Zahlreiche Kosten-Nutzen-Analysen belegen die Wirtschaftlichkeit von Flottenmanagementsystemen. Dabei zeigt sich auch, dass die Unternehmensgröße und die Anzahl der Fahrzeuge nur selten ins Gewicht fallen: In den Bereichen Produktivität und Einsparungen können Unternehmen mit dem richtigen Flottenmanagement positive Ergebnisse erzielen. Unterschiedlich sind lediglich die Dimensionen, in denen sich Konzerne und kleinere Firmen bewegen.

Voraussetzung für eine rentable Nutzung ist die optimale Ausrichtung des Flottenmanagements an den eigenen Geschäftszielen. Diese können sehr unterschiedlich sein, aber im Kern geht es immer darum, Kosten zu sparen, die Produktivität zu erhöhen und den eigenen Service zu verbessern.

Einsatzbeispiel Logistikunternehmen

Profil

20 Standorte in Europa sowie sechs feste Partnervertretungen, ca. 1.100 Fahrzeuge mit Flottenmanagement-Erfassung.

Im Einsatz

Tourenplanung in Kombination mit Dispositionssoftware, Fahrzeugortung, Fahrten- und Einsatzdokumentation, Live-Tracking-Zugriff für Kunden.

Ergebnis

Durchgängiger, automatisierter Prozess von Auftragsannahme bis Rechnungsstellung, Angabe exakter Abhol- und Liefertermine, Einsparungen bei gefahrenen Kilometern, minimierte Leerfahrten.

Praktische Auswirkungen vom Flottenmanagement

Kosten kennen und senken

Kraftstoff, Versicherung, Wartung, Reparatur – alles wird teurer. Grund genug, genau hinzusehen. Ein Flottenmanagementsystem bildet alle Kosten transparent ab, beispielsweise den Kraftstoffverbrauch jedes einzelnen Fahrzeugs oder der gesamten Flotte. Mögliche Einsparpotenziale fallen sofort auf. In vielen Unternehmen führt bereits allein die fristgerechte Wartung der Fahrzeuge zu einer Senkung des Kraftstoffverbrauchs.

Genauso wirksam führen intelligente Routenplanung und Navigation zu Einsparungen und mehr Produktivität, etwa durch kürzere Wegstrecken von A nach B oder die Vermeidung von Staus und zähfließendem Verkehr.

Einen Schritt weiter geht die Möglichkeit, die Fahrer bei der Optimierung ihres Fahrstils zu unterstützen. Sofern gewünscht, kann jeder Fahrer sein Fahrverhalten im System analysieren lassen und dadurch erkennen, wie Fahrzeug, Tank und Umwelt am besten geschont werden.

Die Effekte dieser Maßnahmen müssen Unternehmen gar nicht erst testen. Sie sind genau dokumentiert: Um bis zu 10% konnten die Teilnehmer einer Studie von der University of Dublin1 im Jahr 2013 ihre Kraftstoffkosten senken, nachdem sie mit einem Flottenmanagement die Routenplanung, das Fahrverhalten und die Leerlaufzeiten angepasst hatten.

Nicht berücksichtigt sind hier allerdings die Kosten für die Mitarbeiter, die mit dem Fahrzeug unterwegs sind.

Eine kürzlich veröffentlichte Studie von TomTom zeigt, dass Staus die Fahrtzeit in Europa um bis zu 24% verlängern2. Geht man in diesem Kontext von Personalkosten in Höhe von 250 Euro pro Tag bei acht Stunden Arbeitszeit aus, entsprächen diese 60 Euro pro Tag und Mitarbeiter.

savings with fleet management 01Einsparpotenziale durch Flottenmanagementsysteme. Quelle: eigene Darstellung nach Lünendonk, 2013 (S. 26)

Zur reinen Fahrzeit kommt noch der Verwaltungsaufwand hinzu, zum Beispiel die Dokumentation in Fahrtenbüchern oder Auftragsformularen. Das Flottenmanagement hilft hier dabei, Überstunden zu reduzieren und die Anzahl der erledigten Aufträge pro Mitarbeiter zu steigern.

Chancen durch Flottenmanagement:

Erfolgreiches Flottenmanagement macht aus den Anforderungen an Mobilität aktive Wettbewerbsvorteile. Unternehmen werden handlungsfähiger, effizienter und profitabler. Dafür setzen mehr als 45.000 Firmen die Technologie von TomTom Telematics ein, die mehrfach ausgezeichnet wurde. Mehr als 670.000 Fahrer arbeiten täglich eng vernetzt mit ihren Unternehmen, und alle – Management, Mitarbeiter und Kunden – fahren damit besser.

Zeit ist Geld, guter Service auch

Die Zeit, die nicht für das Fahren und seine Dokumentation aufgewendet wird, steht für Kunden zur Verfügung. Der zweite große Vorteil von Flottenmanagement sind deshalb die bessere Effizienz und die Steigerung der Produktivität, die mit einem guten Flottenmanagement einhergehen.

Eine typische Situation – beispielsweise in einem Handwerksbetrieb, beim technischen Außendienst eines Konzerns oder in einem Transportunternehmen – veranschaulicht die Vorteile von Flottenmanagement:

Der Arbeitstag beginnt, die Routen sind geplant, aber schon am Vormittag sieht alles anders aus. Kunde A möchte den Termin verschieben, Kunde B braucht eine ergänzende Leistung und Kunde C hat einen eiligen Auftrag abzuwickeln. Ohne ein Flottenmanagementsystem beginnt der Innendienst zu rotieren, weil kaum Informationen als Entscheidungsgrundlage vorliegen. Mit einem Flottenmanagementsystem ist genau ersichtlich, wo sich welches Fahrzeug befindet und welche Ausstattung es hat. Nachrichten lassen sich direkt ins Fahrzeug übermitteln. Die Routen können flexibel umgestaltet werden.

Die genaue Ankunftszeit steht fest, die Kunden können sich auf diesen Termin verlassen und müssen nicht unnötig einen Vormittag oder Nachmittag lang warten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit deutlich. Ein interessanter, nützlicher Mehrwert von Flottenmanagement ist also die Auswirkung der verbesserten Produktivität auf die Servicequalität.

Das schafft klare Wettbewerbsvorteile am Markt:
Bei einer Customer-Service-Studie von TNS im Auftrag von TomTom Telematics fand die Mehrheit der deutschen Verbraucher maximal eine Stunde Wartezeit akzeptabel. In der Realität erhalten Kunden jedoch vage Zeitangaben wie vormittags oder 7:00 – 13:00 Uhr. Trotz dieser langen Zeitspannen wurde fast jedes vierte Produkt zu spät geliefert bzw. Mitarbeiter konnten die vereinbarten Termine nicht einhalten. 94% der deutschen Studienteilnehmer beklagten sich über diese Verspätungen.

Mehr Pünktlichkeit oder Flexibilität bei zusätzlichen Leistungen lassen sich mit einem Flottenmanagementsystem einfach umsetzen. Davon profitieren nicht nur Unternehmen und Kunden, sondern auch die Mitarbeiter. Sie erhalten alle Auftragsdaten mit Kundennamen, Adresse, Auftragsbeschreibung und eventuellen Besonderheiten direkt auf das Driver Terminal im Fahrzeug. Genauso wenig müssen sie sich über die Dokumentation Gedanken machen. Denn das System dokumentiert Ankunfts- und Abfahrtszeit am Auftragsort automatisch.

savings with fleet management 02Verbraucherakzeptanz von Wartezeiten. Quelle: Customer Service Research, TNS/TomTom Telematics, 2012

Diese Information geht wiederum direkt zurück an das Unternehmen. Dort kann sie sofort weiter genutzt werden: etwa für die Rechnungsstellung, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, für Management-Reports oder als Unterstützung zur Erstellung von Nachweisen für das Finanzamt. Mit dieser engen Vernetzung von Fahrer und Zentrale erreicht das Flottenmanagement seinen höchsten Wirkungsgrad und kann sogar die grundsätzliche Unternehmensperformance in den Bereichen Produktivität und Rentabilität verbessern.

Einsatzbeispiel: Energieversorger

Profil

Aufträge im Umkreis von 250 km, 5.300 Mitarbeiter, 2.000 Servicefahrzeuge, mehrere hunderttausend Inspektionen, Baumaßnahmen und Kundentermine pro Jahr.

Im Einsatz

Fahrzeugortung, Verkehrsinformationen, mobiler Zugriff, aktive Kommunikation mit den Fahrern.

Ergebnis

Kurzfristige Reaktionsfähigkeit im Störungsfall, Disponenten sind stets über den Fortgang der Arbeiten informiert, optimale Verteilung der Einsatzwagen durch Positions- und Verkehrsdaten in Echtzeit. Im Endergebnis konnte der Netzbetrieb umfassend optimiert werden.

Was lohnt sich wirklich?

Die Einsatzschwerpunkte von Flottenmanagement sind die Fahrzeugortung und das Fahrzeugmanagement. Studien wie „Next Generation Fleet Management“ von Lünendonk zeigen zudem, dass sich auch die weitere Verwendung der Daten zunehmend durchsetzt: beispielsweise in der Logistik für die Auswertung von Fahrtdaten oder zur Sendungsverfolgung.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Flottenmanagement ist im Markt angekommen. Aber wie sichert man den rentablen Einsatz im eigenen Unternehmen?

Die meisten Unternehmen untermauern ihre Entscheidung für Flottenmanagement mit einer Kosten- Nutzen-Analyse. Häufig werden dabei kürzere Wegzeiten oder die Verringerung der Kraftstoffkosten als Ausgangspunkte für die Berechnung verwendet. Das liegt vor allem daran, dass die entsprechenden Daten bereits im Unternehmen vorliegen und so einfach nachgeprüft werden können.

Viele Unternehmen denken im Laufe der Zeit weiter – und messen ihre Investition an Unternehmenskennzahlen, die ebenso klar bezifferbar sind: etwa anhand der Umsatzsteigerung pro Kunde, die durch die Abrechnung auf Basis präziser Leistungsnachweise erfolgt, oder anhand der Anzahl der Kundentermine, die pro Tag durchgeführt werden. Zahlen aus der Praxis zeigen zum Beispiel die Verbesserung der Reaktionszeiten in einem Unternehmen um 83%, von 120 Minuten auf 20 Minuten3, was wiederum zu Einsparungen und erhöhter Produktivität führte. Ein anderes Unternehmen steigerte die Effizienz seiner Techniker um 30%4.

Wer also über den Einstieg ins Flottenmanagement nachdenkt, sollte im ersten Schritt klare Prioritäten setzen, dabei jedoch auch die Möglichkeiten seines Systems nicht aus den Augen verlieren. Schließlich amortisiert sich die Investition umso schneller, je mehr die Vernetzung von Fahrer und Unternehmen genutzt wird. Erfahrungsgemäß tritt dann der Return on Investment eines Flottenmanagement-Systems deutlich früher ein als geplant.

Einsatzbeispiel: Facility Management

Profil

Service vor Ort, vier nationale Standorte, circa 50 Fahrzeuge.

Im Einsatz

Navigation, Fahrzeugortung, Fahrten- und Einsatzdokumentation, Tourenreporting als Nachweis für Kunden.

Ergebnis

Umsatzerhöhung durch die Einbindung zusätzlicher Aufträge, korrekte und genaue Abrechnung der erbrachten Leistung (z.B. im Winterdienst), fundierte Informationsgrundlage zur Verbesserung der Unternehmensstrategie.

1 University of Dublin & Center of Usability Research and Engineering (CURE) als Teil des EU Projektes «Peacox»
2 http://www.tomtom.com/en_gb/trafficindex/about
3 Quelle: Pressemitteilung "WEBFLEET spart dem Unternehmen Automaten Martin Zeit und Geld" vom 12.05.2014
4 Quelle: telematics.tomtom.com/de_de/landingpages/xerox/

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