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Effizientes Fahrtenbuch führen mit dem TomTom ,Tour-Report'

Leipzig, 26. Juli 2012
Arbeitnehmer und Unternehmen stehen vor der Entscheidung, die Nutzung der Dienstfahrzeuge über die pauschale 1%-Regelung abzurechnen oder jede einzelne Fahrt in einem Fahrtenbuch zu dokumentieren. Besonders für Vielfahrer ist das Führen eines Fahrtenbuchs lukrativer. Die manuelle Pflege ist jedoch aufwendig sowie zeitraubend und führt nicht immer zum gewünschten Ergebnis. Ein elektronisches Fahrtenbuch entlastet Unternehmen und ihre Mitarbeiter bei der lückenlosen Aufzeichnung aller Bewegungen mit dem Fahrzeug, sowohl für die unternehmensinterne Dokumentation als auch für den Fiskus.

Bis dato fehlt eine rechtlich verbindliche Definition, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat; es gibt aber eindeutig festgelegte Mindest-anforderungen. Die Lösung von TomTom Business Solutions erfüllt mit der WEBFLEET -Funktionalität ,Tour-Report' alle Grundanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Die Fahrtenbuchansicht des ,Tour-Reports' in WEBFLEET zeigt alle wichtigen Details einer Tour an. Neben der Auflistung aller Einzelfahrten, Abfahrt- und Ankunftsposition, relevanter Kilometerstände sowie Entfernungen kann der Fahrer benutzerspezifische Angaben machen. Mehrere Fahrtmodi wie beispielsweise Geschäftsfahrt, Fahrt zur Arbeit oder Privatfahrt können ebenso ausgewählt werden wie der Zweck der Tour. Bei wechselnden Fahrern pro Fahrzeug wird der Mitarbeiter entweder über die Fahreridentifikations-Funktion auf dem TomTom PRO-Gerät oder über die manuelle Fahrerzuordnung angegeben.

Wie viel Potential für ein Unternehmen in dieser Funktion steckt, zeigt das Beispiel des ambulanten Pflegedienstes von Kathrin Schede. „Mit der Lösung von TomTom Business Solutions fällt das zeitraubende Ausfüllen eines manuellen Fahrtenbuchs komplett we“, erklärt Rico Schede vom Pflegedienst Kathrin Schede. „Wir entlasten unsere Mitarbeiter und sparen täglich 30 bis 40 Minuten Dokumentationszeit pro Fahrzeug. Bei 18 ausgerüsteten Flottenfahrzeugen sind das mindestens 9 Stunden Arbeitszeit pro Tag“

Grundanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Nach Entscheidungen des Bundesgerichtshofes müssen die Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs fortlaufend und zeitnah vorgenommen werden. Die Dokumentationsform muss gewährleisten, dass nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen eindeutig erkennbar sind. Neben Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit sollen das Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute, der Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner enthalten sein. Wird eine Dienstreise durch eine private Verwendung des Fahrzeuges unterbrochen, so ist der Kilometerstand vor der Unterbrechung aufzuzeichnen. Bei Privatfahrten reicht die Erfassung von Datum und Endkilometerstand.

Der WEBFLEET ,Tour-Report' entspricht all diesen Anforderungen zu 100 Prozent. Fahrtenbucheinträge wie eingetragene Fahrtmodi, Zweck der Fahrt und zusätzliche Kommentare und Änderungsgründe können noch im Nachhinein bearbeitet werden. Alle Änderungen werden erfasst und somit anforderungskonform dokumentiert.

Die Informationen des ,Tour-Reports' sind rückwirkend für ein komplettes Kalenderjahr verfügbar. Das bedeutet, im aktuellen Kalenderjahr kann jeder Zeit das vollständige Fahrtenbuch des gesamten letzten Kalenderjahres angefordert werden. Das regelmäßige und automatische Exportieren des Fahrtenbuches erlaubt zudem eine lückenlose Archivierung und nimmt Betriebsprüfungen den Schrecken.