Steuerbezogene Informationen dienen lediglich als Anhaltspunkt.1

Die Gestellung eines Firmenwagens durch den Arbeitgeber und die Möglichkeit zur Nutzung für private Zwecke wird vom deutschen Finanzamt als geldwerter Vorteil gesehen. Der aus der privaten Nutzung entstehende geldwerte Vorteil wird bei Arbeitnehmern als Teil des Gehalts besteuert und der Sozialversicherung unterworfen. Unternehmer sind ebenfalls verpflichtet, den geldwerten Vorteil der Besteuerung zu unterwerfen.

Charakteristisch für das deutsche Steuerrecht ist die Ein-Prozent-Regelung, wonach monatlich 1 Prozent des deutschen Fahrzeug-Bruttolistenpreises auf das zu versteuernden Einkommen aufgeschlagen wird. Diese Regelung hat zur Folge, dass unabhängig vom Alter des Autos immer derselbe Sachbezug für die Berechnung des geldwerten Vorteils für die private PKW Nutzung berücksichtigt wird. Dadurch kann ein Dienstwagen zu einem teuren Vergnügen werden. Das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist eine bewährte Möglichkeit, die Steuerlast für Mitarbeiter sowie die Beitragslast zur Sozialversicherung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu senken.


Art der Nutzung entscheidend

Art der Nutzung entscheidend

Aus Sicht der Steuerbehörden gilt jede Nutzung, die nicht mit der Arbeit zusammenhängt, als private Nutzung. Deshalb sollte immer die potenzielle Steuerpflicht (bzw. mögliche Steuereinsparung) unterschiedlicher Nutzungsmodelle für Firmenfahrzeuge berücksichtigt werden. In Deutschland gilt das einfache Pendeln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Privatfahrt und führt damit zu zusätzlichen Abgaben in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises je einfachem Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

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Einsparungen durch Fahrtenbücher

Im Folgenden sind häufige Steuerszenarien aufgeführt und Sie erfahren, wie Unternehmen und Angestellte mithilfe eines Fahrtenbuchs Zeit und Geld sparen.

Firmenwagen

Firmenwagen

Die meisten Angestellten schätzen die Möglichkeit, ihr Firmenfahrzeug auch für private Zwecke zu nutzen. Die wichtigste Frage für die Steuerberechnung lautet: Wie ist das Verhältnis zwischen privater und geschäftlicher Nutzung? Angestellte können die Ein-Prozent-Reglung umgehen, indem sie nachweisen, dass Sie das Fahrzeug ausschließlich zu geschäftlichen Zwecken nutzen.

Eine Methode für Angestellte, die Auswirkung der Ein-Prozent-Regelung zu beschränken, ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Wie sich zeigt, können Angestellte durch ein Fahrtenbuch erhebliche Einsparungen erzielen, denn in diesem Fall werden die Steuern basierend auf der tatsächlichen (privaten) Nutzung des Autos berechnet.

Ein Fahrtenbuch kann sich in folgenden Fällen lohnen:

  • Die private Nutzung des Firmenwagens ist gering.
  • Der deutsche Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ist hoch.
  • Der Firmenwagen ist alt. (auch bei älteren Modellen wird nach der Ein-Prozent-Regelung 1 % vom ursprünglichen Bruttolistenpreis als geldwerter Vorteil angesetzt, selbst nachdem die Fahrzeuge bereits abgeschrieben worden sind.)

Unternehmer

Unternehmer

Aus Sicht der Steuerbehörden sind Unternehmer berechtigt, Betriebsausgaben geltend zu machen, wenn die zum Betriebsvermögen gehöhrenden Fahrzeuge zu mind. 50% betrieblich genutzt werden.

Folgende Kriterien werden zur Festlegung der Steuerpflicht herangezogen:

  • Sind weniger als 10 % der Fahrten Geschäftsfahrten? In diesem Fall wird das Fahrzeug als Privatfahrzeug behandelt und bringt keinen steuerlichen Vorteil.
  • Sind zwischen 10 % und 50 % der Fahrten Geschäftsfahrten? In diesem Fall muss ein Fahrtenbuch verwendet werden, um den Anteil der privaten Nutzung ermitteln und versteuern zu können. Die Privatnutzung unterliegt der Steuer, wobei hier nahezu dieselben Regeln wie für Angestellte gelten.
  • Sind mehr als 50 % der Fahrten geschäftlich, wird die aus der privaten Nutzung resultierende Steuerlast wie bei Angestellten nach der Ein-Prozent-Regelung oder über ein Fahrtenbuch ermittelt.

Privatfahrzeuge

Privatfahrzeuge

Gemäß deutschem Steuerrecht dürfen Angestellten im Rahmen von Dienstreisen bis zu 0,30 EUR pro geschäftlich gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden (Arbeitswege ausgeschlossen).

Notwendige Angaben für die steuerliche Anerkennung von Fahrtenbüchern

Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren elektronische Fahrtenbücher, solange sie dieselben ausführlichen Informationen enthalten wie handschriftliche Fahrtenbücher.

Die wichtigsten Voraussetzungen für ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch:

  • Für Geschäftsfahrten müssen Datum, Zweck der Fahrt, besuchter Geschäftskontakt, Ziel, Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie die Route (falls ein Umweg erforderlich war) aufgeführt werden.
  • Für Privatfahrten oder die Fahrt zum Hauptarbeitsplatz ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.
  • Das Fahrtenbuch muss im Laufe eines Kalenderjahrs stets aktuell gehalten werden. Einträge müssen zeitnah erfolgen. Der Zweck und weitere Angaben zu Geschäftsfahrten müssen beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt eingegeben werden.
  • Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden. Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern.
  • Das Finanzamt muss in der Lage sein, auf die Daten im elektronischen Fahrtenbuch zuzugreifen und diese zu analysieren.
  • Fahrtenbücher und Kostenbelege für das Auto müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen.

WEBFLEET Logbook erfüllt diese Anforderungen und reduziert den Aufwand für den Fahrer erheblich, da alle Fahrten automatisch aufgezeichnet werden. Die Beweispflicht bleibt aber beim Fahrer. Er muss sicherstellen, dass alle Fahrten gemäß den oben genannten Vorgaben aufgezeichnet werden. Erfüllt ein Fahrtenbuch diese Anforderungen nicht, wird die Ein-Prozent-Regelung angewandt.

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1 Dieser Leitfaden enthält allgemeine Informationen zu Steuerregelungen, welche von Grant Thornton zur Verfügung gestellt wurden. Die Inhalte dienen nur zur Orientierung. TomTom Telematics und Grant Thornton garantieren nicht, dass allein durch die Nutzung unserer Produkte oder Services die Steuergesetze in Ihrem Land eingehalten werden. Keine Partei kann für Steuern/Sozialabgaben und damit verbundene Strafen oder Zinsen, die durch eine solche Nutzung entstehen, verantwortlich gemacht werden. Wenden Sie sich an Ihren Rechts- oder Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie Ihrer Steuerpflicht nachkommen.