Eine gute Planung spart Kosten und Zeit. Diese Webseite zeigt, was modernes Flottenmanagement beinhaltet und leistet.

Wer ein Flottenmanagementsystem einführen will, erwartet viele Vorteile. Jedes Unternehmen, das aktiv mit seinen Kunden in Kontakt steht, spart mit dem richtigen System Zeit und Kosten. Denn jeder Termin, jede Leistung oder jede Lieferung vor Ort bedeuten nicht nur die Pflege der Kundenbeziehung, sondern auch eine Möglichkeit, die Unternehmensprozess zu optimieren.

Eine gute Planung und ihre Umsetzung helfen einerseits, diesen Aufwand zu reduzieren, und sichern andererseits auch strategische Vorteile am Markt. Werdas Thema, Flottenmanagement ernst nimmt, kann seine Mitarbeiter unterwegs deutlich entlasten und die Produktivität steigern.

Von der Kostenstelle zum Produktivfaktor

Mit dem richtigen Flottenmanagement lassen sich viele Vorteile generieren – völlig unabhängig von der Unternehmensgröße und der Anzahl der Fahrzeuge.

Die Verwaltung von kommerziell genutzten Fahrzeugen wird einfacher. Das hat Vorteile, schöpft aber die Möglichkeiten moderner Systeme noch lange nicht aus. Vor allem kann man mit einem Flottenmanagementsystem mobile Mitarbeiter und Unternehmen vernetzen.

Diese enge Verzahnung – zum Beispiel von Fahrer und Disposition oder Servicetechniker und Rechnungsstelle – schafft neues Potenzial.

Denn mit aktuellen Informationen vor Ort beim Kunden oder auf dem Weg dorthin lässt sich die eigene Dienstleistung verbessern. Viele Unternehmensprozesse können so automatisch schneller werden. Auf diesem Weg wird aus dem Kostenfaktor Fahrzeug ein Mehrwert für jedes Unternehmen.

Was ist Flottenmanagement?

Professionelles Flottenmanagement soll klare Kosten- und Zeitvorteile erwirtschaften. Dafür werden zum einen die vorhandenen Fahrzeuge im Fuhrpark effizient verwaltet und zum anderen die Fahrzeugflotte im Einsatz optimal gemanagt. Darüber hinaus stellt Flottenmanagement auch alle notwendigen Daten für aussagefähiges Reporting und Controlling im Unternehmen bereit.

Quelle: Nach Lünendonk, 2013

Einsatzmöglichkeit 1: Wirtschaftliche Fuhrparkverwaltung

Eine Säule des Flottenmanagements ist die klassische Fuhrparkverwaltung. Sie verschafft einen Überblick über alle vorhandenen Fahrzeuge. Zur Fuhrparkverwaltung gehört neben der Organisation auch die technische und kaufmännische Verwaltung, inklusive Fahrzeugbestellung, Reparaturauftragswesen, Kostenerfassung und Schadensmanagement.

Bereits bei der professionellen Verwaltung einer Fahrzeugflotte zeigen sich erste Optimierungspotenziale. Durch Transparenz und geordnete Abläufe wird die Verwaltung der Flotte einfacher. In einem gewissen Rahmen sind auch Kostensenkungen durch Kraftstoffeinsparungen möglich, etwa durch das Einhalten optimaler technischer Parameter im Fahrzeug (wie beispielsweise dem Drehzahlbereich).

Besonders wirksam ist die Fuhrparkverwaltung, wenn man sie über mehrere Standorte hinweg vereinheitlicht. Das ist auch länderübergreifend möglich. Insbesondere durch unternehmensweite Fuhrpark- bzw. Flottenmanagementsysteme entsteht so eine fundierte Datengrundlage für den Flottenbetrieb und die Anschaffung neuer Fahrzeuge.

Das Flottenmanagement kann aber lediglich den Status quo der vorhandenen Fahrzeuge abbilden. Richtig interessant werden die gewonnenen Fuhrparkdaten erst in Kombination mit den mobilen Informationen von Fahrern und Fahrzeugen auf der Straße. Denn dann ist das Fahrzeug in das Tagesgeschäft eingebunden und erwirtschaftet aktiv einen Mehrwert.


Einsatzmöglichkeit 2: Aktive Optimierung während der Fahrt

Mit verbesserter Navigation inklusive Echtzeit-Verkehrsinformationen lassen sich Geschäftsfahrten deutlich kürzer und angenehmer gestalten. Nicht nur die Fahrtzeit wird durch intelligente Routenplanung reduziert, sondern auch die gefahrenen Kilometer und damit der Kraftstoffverbrauch. Informationen zu besserem (Kraftstoffsparenderem) Fahrverhalten treiben die Kostensenkung weiter voran. Durch die verlässliche Navigation kann man sichere Angaben zur Ankunftszeit machen – die Pünktlichkeit steigt.

Der Einsatz von Telematiksystemen versorgt das Fuhrparkmanagement zudem ohne manuelle Überprüfung am Fahrzeug mit Informationen über Standzeiten, Leerlaufzeiten, Geschwindigkeiten, Kraftstoffverbrauch oder Kilometerstand.

Somit profitiert auch die klassische Fuhrparkverwaltung von einem Flottenmanagementsystem, weil sie automatisch und ohne Personalaufwand Daten über die Unternehmensfahrzeuge erhält.

Was im Einzelfall bereits einen Mehrwert schafft, wirkt sich in der Gesamtheit noch deutlicher auf die Leistungsfähigkeit aus. Aktives Flottenmanagement bietet eine Fülle an Informationen zu Kosteneinsparpotenzialen und zum effektiven Einsatz von Fahrzeugen.

Werden diese Daten archiviert und ausgewertet, ergibt sich eine klare Entscheidungsgrundlage für die Optimierung von Abläufen im Unternehmen.


Einsatzmöglichkeit 3: Echtzeit-Daten in der Unternehmenszentrale

Durch den Einsatz von Flottenmanagementsystemen verringern sich Fahrzeiten in dem Maße, in dem die Kommunikation und die Routenplanung optimiert werden. Bei der Auswertung der erhaltenen Daten lassen sich Fahrten und Einsätze deutlich besser planen, etwa nach dem Verkehrsaufkommen.

Neben der Pünktlichkeit verbessert sich zusätzlich auch der Informationsstand im Unternehmen. Das betrifft unter anderem Leistungs- und Zeitnachweise. Beispielsweise werden die Ankunfts- und Abfahrtszeit eines Handwerkers oder Technikers automatisch erfasst, mit seinem Bericht verknüpft und direkt ins ERP-System eingelesen. Ähnlich kontinuierliche Datenflüsse und Prozesse sind auch im Transportbereich möglich. Zudem wird die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen einfacher, wenn die Lenk- und Ruhezeiten von Lkw-Fahrern ebenfalls automatisch dokumentiert werden.

Service- und Transportunternehmen gewinnen zudem an Flexibilität, weil sie sicher wissen, wo sich welches Fahrzeug befindet und wohin es fahren soll.

Diese dynamische Tourenplanung hilft bei der Auftragsdisposition und vermeidet Leerfahrten. Dabei kann auch die Kompetenz des Serviceteams oder die vorhandene Ausstattung eines Fahrzeugs, etwa die Laderaumkapazität, berücksichtigt werden. Die mobilen Teams erhalten alle benötigten Auftragsdaten direkt auf ihr Driver Terminal – ganz ohne aufwändige Telefonate oder Rückfragen. Mit der entsprechenden Backend-Anbindung werden automatisch alle relevanten Daten an die Zentrale weitergegeben und können so interaktiv in die passenden Unternehmensabläufe eingebunden werden. Neben den direkten Einsatzfeldern im Flottenmanagement profitieren dabei auch andere Abteilungen entlang der Unternehmensprozesse, wie z.B. Buchhaltung oder Controlling. Denkbar ist hier die automatisierte Übertragung von Fahrtenbüchern zur Reisekostenerstattung, Daten zur Rechnungsstellung oder für Liefernachweise. Entsprechend dem sinkenden Verwaltungsaufwand und der damit einhergehenden Zeitersparnis vervielfältigen sich so die positiven Effekte eines Flottenmanagementsystems.

Was umfasst ein Flottenmanagement von A-Z?

Fuhrparkverwaltung

Routenplanung, Ortung und Navigation

Wartungs- und Reparaturmanagement

Remote Download von Tachographen Daten

Optimierung der Fahrer-Performance

Kommunikation

Datenarchivierung

Tourenplanung

Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten-Monitoring sowie Reporting

Fahrer- und Zeitmanagement

Fahrten- und Datenauswertung

Disponenten- und Auftragsmanagement inkl. Sendungsverfolgung

An- und Einbindung in die Prozesse und ERP-Systeme des Unternehmens

Quelle: Nach Lünendonk, 2013

Komponenten einer Flottenmanagementlösung

Das Flottenmanagement verbindet Fahrer und Fahrzeug mit dem Unternehmen. Dafür muss ein gutes Flottenmanagementsystem einiges leisten können: die Bestimmung der geografischen Position (GPS/Satellit/Telemetrie), die Kommunikation mit der Fahrzeugelektronik (FMS/OBD II) und die Kommunikation mit dem Flottenmanagement- Rechenzentrum.

Darüber hinaus sollten sich die Daten aktiv und ohne Unterbrechungen in das Unternehmen einbinden lassen. Der Zugriff auf Informationen sollte dabei möglichst einfach gestaltet sein.

Die Integration von Daten und Informationen sowie deren übersichtliche Aufbereitung (Stichwort: Management-Reporting) gehören, ebenso wie Telematik und Telemetrie, in das Repertoire eines umfassenden Flottenmanagementsystems. Dabei müssen diese Daten nicht unbedingt direkt vom Fahrzeug stammen. Auch Informationen aus im Fahrzeug vorhandener Hardware von Drittherstellern, zum Beispiel Barcodescannern, Temperaturmessgeräten oder Schließanlagen, können in Echtzeit an die Unternehmensleitstelle übermittelt werden.

Aus dem Flottenmanagementsystem lassen sich diese Daten dann problemlos in die vorhandene Unternehmenssoftware integrieren. Dies kann viele Prozesse stark vereinfachen. Im Transportbereich lassen sich so beispielsweise präzise Liefernachweise erbringen.

improve your business process 01Typische Komponenten eines leistungsfähigen Flottenmanagementsystems für kommerzielle Fahrzeuge.

Der Fahrer scannt den Barcode eines Pakets, die mit dem Barcodescanner erfasste Information wird im Flottenmanagementsystem mit der verzeichneten Ankunftszeit verbunden und direkt an die weiterverarbeitenden Systeme übergeben. Voraussetzung hierfür sind entsprechende Schnittstellen, die einerseits die im Fahrzeug vorhandene Hardware integrieren, andererseits aber auch die Übertragung dieser Daten zur entsprechenden Unternehmenssoftware gewährleisten.


Die richtige Strategie

Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten zeigen die Vielfalt eines Flottenmanagementsystems. Eine sinnvolle Flottenmanagement-Strategie sollte sich deshalb an den Anforderungen des produktiven Geschäfts orientieren. Denn nur so wird der Fuhrpark optimal in die Unternehmensabläufe eingebunden und es ergeben sich tatsächliche Geschäftsvorteile.

Den Bedarf für Flottenmanagement erkennt man an einigen typischen Symptomen im Unternehmen. Zum Beispiel an häufigen Leerfahrten, steigenden Kraftstoffkosten, hohem Verwaltungsaufwand oder fehlenden Informationen für Kunden. Auch aus Fahreranzahl, Einsatzhäufigkeit und Datenbedarf lassen sich optimale Bereiche für die Nutzung eines Flottenmanagementsystems identifizieren.

Besonders wichtig ist der Abgleich der Ziele mit einer zuverlässigen Einschätzung zur Amortisation einer solchen Lösung.

Flottenmanagement- Experten können hier im Vorfeld der Installation bei der Definition realistischer Kennzahlen unterstützen. Die Ergebnisse sind meistens durchaus positiv: Typische Erfahrungswerte liegen bei 10 bis 20% geringeren Treibstoffkosten bereits im ersten Jahr oder bei Zeiteinsparungen von bis zu 20%. Abhängig von der Ausgangssituation liegen die Einsparpotenziale teils sogar höher.

Zur Entwicklung einer effektiven Flottenmanagement-Strategie ermittelt man zunächst das oder die Hauptziele. Abgesehen von Kostensenkungen können dies zum Beispiel die Optimierung der Servicequalität durch eine verbesserte Pünktlichkeit oder die Liquiditätssteigerung durch sofortige Datenbereitstellung für die Abrechnung sein. Nach der Zielfestlegung erfolgt dann die konkrete Planung mit den jeweiligen Verantwortlichen.

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