Belastinggerelateerde informatie is alleen bedoeld voor referentie.1

Het privégebruik van een bedrijfsauto wordt door de Nederlandse belastingdienst gezien als 'loon in natura', wat betekent dat het voordeel als onderdeel van het salaris van de werknemer wordt belast. 'Privégebruik' wordt gezien als het aantal kilometers dat een werknemer rijdt voor redenen die niet aan zijn/haar werk zijn gerelateerd. Ritten van thuis naar werk en terug (woon-werkverkeer) worden voor de inkomstenbelasting gezien als werkgerelateerd.

Om belastingheffing op een bedrijfsauto te voorkomen, moet een bestuurder aantonen dat hij/zij het voertuig niet voor persoonlijke doeleinden gebruikt. Om het aantal privé gereden kilometers aan te tonen, wordt er meestal een rittenregistratie gebruikt om uw kilometers bij te houden en zo te berekenen hoeveel voordeel van het bedrijfsvoertuig bij de inkomstenbelasting van een werknemer moet worden opgeteld. De ritregistratie moet zeer uitgebreid en gedetailleerd zijn, en worden ondersteund door documenten zoals bonnetjes van de benzinepomp, rekeningen van de garage of vergaderingen in de agenda.

Daarnaast kunt u met een sluitende rittenregistratie ook een besparing op de omzetbelasting (BTW) worden gerealiseerd.

Gratis belastinggids omtrent rittenregistratie in Nederland

Belastinggids voor zakelijke rijders - download gratis

Download de volledige belastinggids voor zakelijke rijders in PDF-formaat of bel ons voor antwoord op uw vragen: 020 7535 848

Nu downloaden 

Slimme fiscale keuzes

Werkgevers die auto’s van de zaak ter beschikking stellen, staan voor een aantal keuzes. Cruciaal is de keuze of het privégebruik van de auto van de zaak is toestaan. Deze keuzes hebben diverse fiscale en financiële gevolgen en verplichtingen. Zowel voor de werkgever als werknemer.

Hier vindt u een overzicht van de meest voorkomende scenario's in Nederland wat betreft bedrijfsvoertuigen.


Verbodsbepaling voor bedrijfsauto’s

Verbodsbepaling voor bedrijfsauto’s

Als een werkgever besluit het privégebruik van een bedrijfsauto en/of bestelwagen te verbieden, is er in beginsel géén sprake van fiscale bijtelling. Dit betekent een relevante belasting- en kostenbesparing, maar werkgevers moeten de ritten van hun werknemers wel via verschillende controlemiddelen controleren op ongeoorloofd privégebruik. Werkgevers moeten controleren of er inderdaad geen sprake is van (privé)gebruik en moeten het gebruiksbeleid schriftelijk met de werknemer delen. Indien er onrechtmatig privégebruik wordt geconstateerd kan de elastingdienst overgaan tot naheffing van de bijtelling over alle bedrijfsvoertuigen plus een boete opleggen die kan oplopen tot 100% van de bijtelling. Om dit risico te beheersen is een sluitende ritregistratie met controle een voorwaarde.


Verklaring geen privégebruik bedrijfsauto

Verklaring geen privégebruik bedrijfsauto

Als een medewerker een auto van de zaak toegewezen heeft gekregen maar geen bijtelling wenst te betalen, moet de medewerker op basis van een sluitende ritregistratie aantonen dat hij/zij het voertuig maximaal 500 kilometer op jaarbasis voor persoonlijke doeleinden gebruikt. De werknemer moet vooraf een zogenaamde ‘Verklaring géén privégebruik’ (VGPG) indienen bij de Belastingdienst. Als de werknemer slechts een deel van het jaar de beschikking heeft gehad over de auto, wordt het aantal toegestane privé kilometers bepaald naar rato van het jaarlijks aantal van 500 kilometer. Een voorwaarde van de VGPG is een sluitende ritregistratie (een logboek) waarin van elke rit onder andere wordt vastgelegd: datum, start- en eindadres, het aantal gereden kilometers, het karakter van de rit (zakelijk/privé) en eventuele opmerkingen over de route. De Belastingdienst heeft een format bepaald waaraan de ritregistratie dient te voldoen.


Privégebruik bedrijfsauto toegstaan

Privégebruik bedrijfsauto toegstaan

Medewerkers met een auto van de zaak die het voertuig privé gebruiken en dus de drempel van 500 km privé overschrijden, krijgen het belastbare voordeel voor privégebruik van hun bedrijfsauto bij hun inkomen opgeteld. Hierbij gelden wel enkele voorwaarden. Zie onze belastinggids.


Gebruik eigen auto

Gebruik eigen auto

Wat als een werknemer zijn/haar eigen auto gebruikt? Werkgevers kunnen hun medewerkers een vergoeding van maximaal € 0,19 onbelast per kilometer geven voor zakenreizen. Dit geldt ook voor woon-werkverkeer. Vergoedingen boven de € 0.19 zijn in principe belastbaar. In dit bedrag zijn alle kosten opgenomen dus ook arkeerkosten en tolgelden. Om onderscheid te maken tussen het aantal (zakelijk) gereden kilometers moet er een kilometerregistratie worden bijgehouden samen met ondersteunende documenten.


Gebruik service- en/of bestelauto’s

Gebruik service- en/of bestelauto’s

Er is geen fiscale bijtelling van toepassing als een auto/bestelwagen is ontworpen om goederen te vervoeren, niet bruikbaar is buiten werktijden of privégebruik ervan niet is toegestaan.

Een rittenregistratie is een uitstekende keuze als ...

  • De werknemer of het bedrijf niet wil dat het voertuig voor persoonlijke doeleinden wordt gebruikt.
  • De Nederlandse catalogusprijs van het voertuig hoog is en/of het voertuig een hoge CO2-uitstoot heeft.
  • De bedrijfsauto zelden voor persoonlijke doeleinden wordt gebruikt (minder dan 500 km per jaar).
  • Voor privévoertuigen is het soms verstandig om de zakelijke kilometers bij te houden voor de belastingvrije € 0,19 per km.
  • De werknemer een hoog salaris heeft. Een hoog salaris betekent een hogere belastingbesparing (tot maximaal 52% voor werknemers) en er zijn ook mogelijkheden voor werkgevers om te besparen op hun aandeel van de sociale-verzekeringsbijdragen.

Administratieve vereisten voor een rittenregistratie dat voldoet aan de standaarden van de belastingdienst

Om aan de standaarden van de Nederlandse belastingdienst te voldoen, moet een rittenregistratie betrouwbaar en uitgebreid zijn. De volgende informatie moet per rit worden vastgelegd en idealiter dagelijks:

Om aan de standaarden van de ederlandse belastingdienst te voldoen, moet een logboek betrouwbaar en uitgebreid zijn. De volgende informatie moet per rit worden vastgelegd en idealiter dagelijks:

  • Nummering per rit, dagelijks startend bij 1
  • Ritdatum
  • Kilometerstand op de kilometerteller bij begin en eind van de rit
  • Vertrek- en aankomstadres
  • Gereden route, als deze afwijkt van de normale route
  • De aard van de rit (privé of zakelijk)

Om de (privé) kilometers nauwkeurig bij te houden, moet het logboek in elk geval het volgende tonen:

  • Merk, type en kenteken van de auto
  • Periode dat de auto tot de beschikking van de werknemer is

Daarnaast zijn er nog enkele technische vereisten gebaseerd op het ‘Normenkader RRS’. Dit normenkader beschrijft de technische eisen, de belangrijkste hiervan zijn:

  • De ritregistratie mag slechts aan één voertuig zijn verbonden.
  • De gebruiker mag niet in staat zijn de gegevens te bewerken. Wijzigingen in de registratie van de originele ritten moeten duidelijk zichtbaar zijn, en gebruikers mogen geen enkele registratie voorgoed verwijderen. Wijzigingen in de software moeten worden geregistreerd met de wijzigingsdatum, de verantwoordelijke persoon en de reden.
  • Alle ritten moeten worden geregistreerd.
  • Alle in het logboek geregistreerde gegevens moeten ten minste 7 jaar worden bewaard, en in geval van vragen, mogen de autoriteiten ondersteunende documenten (zoals bonnetjes van de benzinepomp, rekeningen van de garage of vergaderingen in de agenda) opvragen.

Bron: Artikel 13bis Wet op de loonbelasting 1964 en artikel 3.13 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011


Wilt u meer informatie over hoe u fiscus proof kunt zijn?

Neem contact op met een van onze specialisten.


1 TomTom Telematics (TTT) en Grant Thornton UK LLP (GTUK) hebben hun best gedaan om te zorgen dat de informatie in deze gids nauwkeurig is. De inhoud is echter niet bedoeld als juridisch of technisch volledige informatie en noch TTT, noch GTUK kan aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of ontbrekende informatie. De inhoud van de gids mag uitsluitend worden gebruikt als naslagwerk en zowel TTT als GTUK raadt af om actie te ondernemen op basis van informatie in de gids zonder eerst onafhankelijk professioneel advies in te winnen. De informatie in deze gids is gebaseerd op de huidige belastingtarieven, wetgeving en gebruiken van de Nederlandse belastingdienst, geldend op de publicatiedatum van de gids en deze kunnen in de toekomst wijzigen. Bij het opstellen van deze gids is geen rekening gehouden met de persoonlijke omstandigheden van de lezer. Win persoonlijk advies in van een juridisch adviseur of een gekwalificeerde belastingspecialist om er zeker van te zijn dat u uw belastingverplichtingen nakomt. TomTom Telematics garandeert of suggereert niet dat alleen bij het gebruik van zijn producten of diensten dit leidt tot naleving van uw fiscale of wettelijke verplichtingen.